Pieni opas onnistuneen tapahtuman suunnitteluun

Tapahtuman järjestäminen on monivaiheinen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja hyvää organisointia. Mikä tahansa pienistä perhejuhlista monipäiväisiin festivaaleihin kattavat minun kirjoissani tapahtuman määritelmän – ainakin silloin, kun suunnittelua niiden suhteen tehdään tietoisesti. Mistä siis lähdetään liikkeelle, kun aletaan suunnittelemaan tapahtumaa?

Kaikki lähtee tapahtuman ideasta – mitä ollaan tekemässä ja mikä on sen ydinajatus? Olipa kyseessä konsertti, seminaari tai yritystapahtuma, on tärkeää miettiä, mikä tekee tapahtumasta kiinnostavan ja kenelle se on suunnattu. 

Budjetti on yksi keskeisimmistä asioista tapahtuman suunnittelussa. On varmistettava, että esiintyjien, teknikoiden ja muiden avainhenkilöiden kanssa on sovittu korvauksista ja että budjetti riittää näihin kuluihin. Lisäksi budjetista tulee varata osa muihin tarpeisiin, kuten tarvikkeiden ostoon tai laitteiden vuokraamiseen. Mikäli tapahtuman budjetti on hyvin rajallinen tai sitä ei ole lainkaan, on kannattaa varmistaa ajoissa (lähes) ilmaiset apukädet tai neuvotella mahdollisista sponsoreista ja yhteistyökumppaneista, jotka voivat tarjota resursseja vastineeksi näkyvyydestä tai muista hyödyistä.

Tapahtuman ajankohta vaikuttaa merkittävästi sen suosioon ja kohderyhmän osallistumiseen. Onko kyseessä monipäiväinen festivaali, yhden päivän seminaari vai kenties tunnin mittainen esitys? Kohderyhmän aikataulut ja vuodenajat kannattaa huomioida: esimerkiksi kesälomat ja juhlapyhät voivat vaikuttaa osallistujamääriin. Myös muiden samankaltaisten tapahtumien ajankohdat kannattaa tarkistaa, jotta kilpailua yleisöstä ei synny liikaa.

Kun tapahtuman idea, budjetti ja ajankohta on selvillä, seuraava askel on hankkia esiintyjät tai puhujat, joiden ympärille tapahtuma rakentuu. Esiintyykö tapahtuman järjestäjäporukka, esiintyvätkö yhteistyökumppanit, vai hankitaanko esiintyjät jostain muualta? Tämän suhteen kannattaa olla ajoissa liikkeellä, sillä yleensä nopeat syövät hitaat. Ole yhteydessä esiintyjiin, kysy esiintymisen hintaa ja kokoa tarjoukset yhteen paikkaan, josta niitä on helppoa vertailla keskenään. Ei myöskään haittaa, jos tapahtumapaikka on selvillä tässä vaiheessa – joillakin esiintyjillä voi olla toiveita tai rajoitteita sen suhteen.

Tapahtumapaikan valinta riippuu monesta tekijästä, kuten tapahtuman koosta, teknisistä tarpeista ja saavutettavuudesta. Onko paikka sisä- vai ulkotila? Tarvitaanko erillistä lavarakennetta tai erityisjärjestelyjä esimerkiksi liikuntarajoitteisille osallistujille? Paikan saavutettavuus julkisilla kulkuneuvoilla ja riittävät pysäköintimahdollisuudet kannattaa myös huomioida.

Käytännön järjestelyt varmistavat, että tapahtuma sujuu ilman ongelmia. Aikataulutus on avainasemassa – mitä tapahtuu ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen? Roudaus, soundcheck ja valmistelut on sisällytettävä aikatauluun, jotta kaikki saadaan tehtyä ajoissa. Ohjauskyltit ja aikataulun selkeä esille laittaminen auttavat osallistujia löytämään oikeat paikat ja pysymään ajan tasalla tapahtuman kulusta. Myös erillisen infopisteen perustaminen tai ihmisten ohjaajaksi nimetty henkilö voivat auttaa ihmisiä löytämään perille.

Lupa-asiat ovat erityisen tärkeitä yleisötapahtumia järjestettäessä. Yleisön koko vaikuttaa suoraan siihen, millaisia lupia ja turvallisuusjärjestelyjä tarvitaan. Hyvänä perussääntönä voi pitää sitä, että jos tapahtuman yleisömäärä ylittää 200 henkilöä, kannattaa olla yhteydessä paikallisiin viranomaisiin, kuten pelastuslaitokseen ja poliisiin, jotta voidaan varmistaa, että kaikki vaadittavat lupa-asiat ovat kunnossa. Suuremmissa tapahtumissa tarvitaan usein pelastussuunnitelma, järjestyksenvalvojia ja pysäköinninohjaajia. Lisäksi tapahtumapaikasta riippuen voi olla tarpeen hakea melulupia tai muita erityislupia. Näiden asioiden hoitaminen hyvissä ajoin takaa, että tapahtuma voidaan toteuttaa sujuvasti ja turvallisesti.

Tapahtuman aikana tehokas kommunikointi henkilökunnan kesken on ratkaisevan tärkeää. On varmistettava, että kaikilla tapahtuman toteuttamiseen osallistuvilla henkilöillä on selkeä käsitys omista tehtävistään ja vastuistaan. Ennen tapahtumaa kannattaa järjestää yhteinen briiffaus, jossa käydään läpi tapahtuman kulku ja vastuualueet. Tapahtuman aikana reaaliaikainen viestintä on avain sujuvaan toteutukseen – esimerkiksi viestiryhmät ja radiopuhelimet mahdollistavat nopean reagoinnin ongelmatilanteisiin. Selkeä roolitus on erityisen tärkeää ongelmatilanteissa: kuka vastaa mistäkin ja kenelle ongelmat raportoidaan? Kun viestintä toimii saumattomasti, pystytään välttämään turhat ongelmat ja viivästykset sekä varmistamaan, että kaikki sujuu suunnitellusti.

Tapahtumatekniikan osalta on mietittävä, tarvitaanko esimerkiksi äänentoistoa, näyttötekniikkaa tai valoja? Onko teknikon oltava paikalla koko tapahtuman ajan? Esitysten aikataulu kannattaa suunnitella yhdessä teknikon kanssa, jotta kaikki toimii saumattomasti. Lisäksi esiintyjien tekniikkatarpeet on hyvä selvittää etukäteen ja välittää ne teknikolle. Tämä koskee esimerkiksi mikrofoneja, monitorointia tai valaistusta. Joskus on hyödyllistä, että esiintyjä ja teknikko ovat suoraan yhteydessä toisiinsa, jotta mahdollisiin kysymyksiin saadaan vastattua ilman turhia välikäsiä. Näin kaikki tekniset yksityiskohdat tulevat huomioiduiksi ja tapahtuma sujuu ilman ikäviä yllätyksiä. 

Tapahtuman turvallisuuden kannalta kannattaa varmistaa, että vähintään tärkeimmät asiat on kunnossa ja että järjestäjillä on tiedossa jonkinlainen pelastussuunnitelma. Yleensä tapahtumapaikat Suomessa on todettu turvallisiksi yleisökäyttöön, mutta erityisesti kotikutoisempien esiintymistilojen turvallisuus kannattaa varmistaa ennakkoon. Löytyykö tiloista palohälyttimet, alkusammutuskalustoa ja poistumistie-opasteita? Tarvitaanko tapahtumaan paineaitoja, johtokouruja tai muuta turvallisuutta parantavaa tarpeistoa? 

Tapahtumapaikan sähköt voi olla hyvä kartoittaa etukäteen – riittävätkö ne, tarvitaanko paikalle työmaakeskus tai jopa aggregaatti? Yleensä ääni- ja valotekniikasta vastaavat henkilöt tietävät, paljonko sähköä heidän laitteensa vaativat. Roskisten riittävä määrä, vesipisteet ja mahdolliset bajamajat lisäävät tapahtuman sujuvuutta ja osallistujien viihtyvyyttä. Julisteet, ohjauskyltit ja muu visuaalinen materiaali tukevat tapahtuman visuaalista ilmettä ja ohjaavat osallistujia paikan päällä. Kannattaa miettiä, voidaanko materiaalit toteuttaa itse vai tarvitaanko tähän ulkopuolista apua.

Markkinointi on tärkeässä roolissa tapahtuman onnistumisessa. Osallistujien on tiedettävä, mitä, missä ja milloin tapahtuu. Some-markkinointi, perinteinen media ja yhteistyökumppaneiden kanssa tehtävä viestintä auttavat levittämään tietoa, mutta sen suhteen on oltava ajoissa liikkeellä. Ihmisten muisti on lyhyt – vaikka aloittaisit markkinoinnin ajoissa, jatka markkinointia säännöllisesti tapahtumaan asti, ja markkinointitahtia kannattaa tiivistää tapahtuma-ajankohdan lähestyessä. Tapahtumaan kannattaa tehdä markkinointisuunnitelma, joka toimii viestinnän ohjenuorana:

• Kohderyhmä – Kenelle tapahtuma on suunnattu ja miten tavoitat heidät?

• Kanavat – Missä ja miten markkinoit (sosiaalinen media, uutiskirjeet, mainokset jne.)?

• Aikataulu – Milloin eri markkinointitoimenpiteet toteutetaan?

• Budjetti – Kuinka paljon rahaa käytetään markkinointiin ja mihin se kohdistetaan?

• Ydinviesti – Mikä tekee tapahtumastasi ainutlaatuisen ja miksi ihmisten kannattaa osallistua?

• Kumppanit ja vaikuttajat – Voiko joku muu auttaa tapahtuman markkinoinnissa?

Tapahtuman taltioinnista voi olla paljon iloa ja hyötyä. Kuvamateriaali voi toimia muistona osallistujille, lisätä sitoutumista ja tarjota arvokasta markkinointimateriaalia tulevia tapahtumia varten. Tästä kannattaa kuitenkin sopia etukäteen – tapahtumapäivän vilskeessä kuvaaminen saattaa unohtua, joten ideaalitilanteessa tapahtumaan kannattaa nimetä tai hankkia erillinen kuvaaja. 

Samalla, kun tapahtuma tallennetaan kuvin ja videoin, on hyvä myös kerätä osallistujien kokemuksia ja palautetta. Osallistujilta voidaan kerätä palautetta esimerkiksi verkkolomakkeiden tai yksittäisten haastattelujen avulla. Tapahtuman jälkeen kannattaa järjestää purkupalaveri järjestäjien kesken ja käydä läpi tapahtuman onnistumiset, saadut palautteet sekä mahdolliset kehityskohdat. Näin seuraavista tapahtumista saadaan entistä parempia ja sujuvampia.

Huolellinen suunnittelu ja tehokas koordinointi varmistavat onnistuneen tapahtuman. Kun kaikki palaset loksahtavat kohdilleen, järjestäminen on paitsi sujuvampaa myös palkitsevampaa!

Petri Kivimäki on äänialan asiantuntija ja musiikkipedagogi (TAMK), jolla on vuosien kokemus live-äänentoistosta ja tapahtumatekniikasta. Hän suunnittelee ja toteuttaa laadukkaita ääniratkaisuja erilaisiin tilaisuuksiin ja tuotantoihin.